メールのマナー(アウトルック編)

カテゴリ:お役立ち 公開日時:2007/03/26 11:47

◆手紙やファックスよりも楽な気分で書けるのが電子メール。でも、いくら楽な気分で書けるといっても、やはり最低限のマナーは必要です。特に取引先や顧客へメール送信をする場合で、まだまだメールでのマナーがよく分からず先方様に無礼なメールを送信してしまう方も多いので参考までにメールマナーについてまとめて置きますので参考にして下さい。
Eメール基本マナー
◆メール設定
①ツール→アカウント→メール→自分のメールアカウントを開く
②ユーザー情報の名前の欄に「(株) アテンド 自分の名前」を入力する
 =先方の送信者情報に「  」の文章が表示される。
③宛先に相手の会社名と個人名を入れて送る
 (相手からメールを先に頂いた場合は、そのまま返信せずに送信者のプロパティにて変更)
******************これは、最低マナーとしておこなう********************

次に相手に送った送信を読みやすくする為に(文章の途中で改行しないため)
オプション→送信→テキスト形式の設定で=送信時に自動的に文字列を折返すを120に設定
相手が大文字で読んでいる可能性もあるので文字列の長さをあまり長くしない。

◆文章マナー
  株式会社 アテンド
       上村 様

               (株) アテンド 上村です。
 いつも大変お世話に成っております。

さて、ご依頼の件ですが・・・などビジネスメールの場合は、必ず相手の会社名:担当者名と自分が誰であるかを忘れずに記載する。

※基本的には、メール送受信では、text形式で送受信するのが先方に喜ばれる。
  =ウィルス対策として。(画像などの添付が有る場合は別)
<a href="https://axa.attend.jp/attend/file/data/119.pdf">概要</a>

その他
●宛先(address)
アドレスについては、アルファベットなどの間違いがないか確認する。

●件名(Subject)
メールには本文内容が分かるように適切な件名(サブジェクト)をつける。これは受信者が多くのメールから検索したり、忙しい時に後で読むべきか、今すぐ読むか区別したりするため。

●本文
①まず名乗ろう。差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もある。
②手軽に書いて出せるといっても挨拶をおろそかにするべからず。ただし、一般の手紙のような、時候の挨拶などの形式や言いまわしは必要ない。「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶を入れよう。
③文は必要事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がける。1行の文字数は、最大35文字程度になるように適宜改行を入れる。行数が長くなる場合は、段落ごとに空行を入れるようにする。
④連絡文と資料などの文書は分け、後者は添付ファイルにして送るとよい。

【宛先とCC,BCC】
●宛先
「宛先」の欄に複数のアドレスを入れると、連名としての通信となり、それぞれのアドレスに送られる。

●CC(副次的な宛先)
「宛先」のアドレスのほかに「CC」欄に別のアドレスを入れて送信すると、両方のアドレスに同じメールが届く。「宛先」「CC」双方のメールヘッダ※には、CCで送ったことが記載される。主な宛先の人のほかに、目を通して欲しい人のアドレスを入れる。

●BCC(宛先、副次的な宛先の相手に知らせずに第三者に送信する為の宛先)「宛先」「CC」のほかに「BCC」の欄にアドレスを入れて送信すると、それぞれの相手に同じメールが届く。ただし、「宛先」「CC」双方のメールヘッダには、BCCのアドレスに送ったことが記載されない。同じ内容のメールをおくったことを「宛先」「CC」の相手に知られたくない場合、その人のアドレスを「BCC」に記入する。

【コンピューターのウイルス対策 】
コンピューターウイルスは、Eメールやホームページなどからのダウンロードを介して広がっていく。ウイルスに感染すると、パソコンに保存されているデータが消されたり壊されたりするばかりでなく、プログラムが正常に動かなくなったりするなどの損害を受け、復旧させるには多大な手間とコストがかかる。また、知らないうちにウイルスメールが送信されて、自分が加害者になってしまう場合もある。このようなコンピューターウイルスによるトラブルを避けるためには、日頃からウイルス対策を心がけておく必要がある。

●知らない相手からのメールに注意し、添付ファイルは開かない
知らない相手から送信されたメールの添付ファイルは、ウイルスが潜んでいる可能性があるので容易に開いてはいけない。安全を確認することが難しいため、無条件で削除することが望ましい。1回削除しただけでは「削除済みアイテム」のフォルダに移るだけなので、もう一度削除を繰り返し、完全に削除する。

●どことなく変なメールは、知り合いからのメールであっても疑ってかかる
メールソフトに登録されたアドレスに勝手に送信するタイプのウイルスが激増しているため、送信者が知り合いの場合でも安心とはいえない。メール本文もウィルスが作成している可能性もあるので、どうも変だなと思われるメールが届いたときは、ファイルを開かず、先方に問い合わせるなどして安全を確認してから開くようにする。

●プレビュー画面からも感染
以前は、ウイルスメールが届いても、添付ファイルを開かなければウイルス感染しないと言われていたが、最近では、メール画面を表示させただけで感染させるウイルスメールが増えている。これは、HTML形式のメールの、書式などを指定するための簡単なプログラムが悪用されたもので、プレビュー画面が表示されただけでも、ウイルス入りのプログラムが実行されてしまう。
HTML形式のメールを使えるメールソフトを使用している場合には、プレビュー画面を表示しないよう、設定を変更しておくとよい。



飲食店の場合

カテゴリ:携帯販促 リメール 公開日時:2007/03/08 12:02

■リメール加入以前の販促方法は?
 
★ ホットペッパーや折り込みチラシDMを活用していました。2週に1度の割合で広告を出していました。やはりホットペッパーは効果があり、月に約150枚戻ってきました。
 
■リメールを導入した理由は?
 
★やはりリアルタイムに広告が出せること。
また、顧客の声が伝わる事ですね。コストも安く済み顧客のみの使用ではなく、仕入業者などとにやり取りにも使えて手間の時間が短縮できました。
【ASPスケジュール機能】


■リメール利用での成功事例は?
 
メール会員のメリットはやはり即効性ですね!
 例えば、スポーツ観戦共同企画を立て「日本が勝つと500円、負けると300円引きという企画の提案もメールによる一斉配信で実現できました。
 他にも大雪の場合には「克雪割引10%引きや土曜日にアンケートに答えてくれたら○○サービス等は、大変ご好評いただいております。
○○サービスで一番人気があったのは、“ビール一杯サービス”でした。

■現在の会員数は?
 
★220名ぐらいです。
開始当初は35名で将来は400名の会員になればと思っています。400名ほど集まれば、アルバイトの求人広告にも利用する予定です。
【求人募集例PC】 【求人携帯版】

■リメールの利用頻度は?

★多いときには週に3回送りますが、あまり頻繁に送信すると迷惑メールになってしまいますので、エリアや年代などのターゲット層の絞込みでバランスをとっています。

◆今までお客様から苦情や受信拒否をされたことはありません。

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